Усогласеност со Законот за архивски материјал и архивска дејност
Службен весник на Република Северна Македонија бр. 135/25 од 4 јули 2025. Влегол во сила на 12 јули 2025, а се применува од 1 јуни 2026 — со денот на почетокот на примена, важечкиот Закон за архивски материјал од 2012 година престанува да важи.
РИЗИК ОД ГЛОБА (чл. 58–60)
Низок
ПОСЛЕДНА ПРОВЕРКА
денес, 09:14
Одредба од закон → како eArkiva го покрива
Член
Барање од закон
Решение во eArkiva
Статус
Чл. 8
Архивирање во изворна форма
Секој е-документ се чува во истиот формат во кој е создаден, без принудна конверзија.
✓ Покриено
Чл. 14(16)
Информациски систем за канцелариско и архивско работење
eArkiva служи како единствен систем за прием, евидентирање и архивирање на документи кај имателот.
✓ Покриено
Чл. 15
Процедура за работа со електронски документи
Вграден и конфигурабилен работен тек: прием → класификација → потпис → архивирање.
✓ Покриено
Чл. 22
Дигитализација на хартиен материјал
Модул за скенирање, автоматско OCR и доделување метаподатоци при внос.
✓ Покриено
Чл. 23(3)
Електронски потпис и печат на документите
Интеграција со овластен давател на доверливи услуги; валидација при секој пристап.
✓ Покриено
Чл. 23(5)
Чување на 2 физички локации, оддалечени ≥100 км
Примарна локација Скопје + локација за опоравување Охрид, 118 км оддалеченост.
✓ Покриено
Чл. 23(6)
Заштита од неовластен пристап, бришење и губење на дигитализирани податоци
Контрола на пристап по улога, криптирање во мирување и во транзит, непроменлив дневник.
✓ Покриено
Чл. 44 став 10
Листа на документарен материјал со рокови на чување
Секој документ добива рок на чување автоматски, според план на архивски знаци.
✓ Покриено
Чл. 49
Поврзаност со Единствениот национален архивски информациски систем
API подготвен за предавање на јавен архивски материјал кон Државниот архив по електронски пат.
◐ Делумно — чека отворен API од ДАРСМ
Чл. 50
Предавање преку единствената околина (e-Government)
Извоз на пакет со метаподатоци во формат согласен со прописите за е-управување.
✓ Покриено
Чл. 29 / Чл. 14
Организациска единица / овластено лице за канцелариско и архивско работење
Улоги и овластувања во eArkiva совпаднати со назначеното одговорно лице кај Вивакс.
✓ Покриено
Чл. 58–60
Прекршочни одредби — глоби 150 до 2.000 €
Автоматски предупредувања пред истек на рокови за достава, попис и уништување, за да не се пропуштат.
✓ Намален ризик
Практика на пазарот — каде се става „печатот“
DocuWare, Laserfiche, Alfresco и регионалните e-Arhiv системи (FINA во Хрватска, eArhiv во Србија) не го печатат визуелниот печат преку содржината на документот. Тој пристап би го прекршил чл. 8 — документот мора да се чува во изворната форма во која е создаден. Истражувањето покажа и дека повеќето SDK-алатки за визуелен е-потпис (Adobe Acrobat, PDFTools) по default го стављаат печатот во долниот десен агол на страницата — истата конвенција каде традиционално оди и физичкиот потпис — а не во горниот агол.
Мал печат во долниот десен агол
Дискретен, на стр. 1 — не го допира текстот, само го означува документот како архивиран.
Придружна сертификатна страница
Се додава на крајот од фајлот — архивски број, временски жиг, SHA-256 и QR за проверка. Истиот модел го користат Adobe Sign, DocuSign и Documenso.
Единствена отворена точка
Директна електронска достава до Државниот архив (Чл. 49) чека конечна техничка спецификација на Единствениот национален архивски информациски систем — подзаконски акти се очекуваат до почетокот на 2026. Дотогаш, предавањето се врши во евидентирана состојба, рачно.
Надвор од наша контрола